Порядок оцифрування трудових книжок
Оцифрування трудових книжок — одна з ключових реформ в управлінні даними про трудову діяльність в Україні, що вже триває та наближається до свого завершення. Цей процес має не лише технічне, а й соціально-правове значення для працівників, роботодавців та державних органів.
Що таке оцифрування трудових книжок
Оцифрування трудових книжок (перехід на електронні трудові книжки) — це процедура переведення відомостей про трудову діяльність з паперового формату в електронний формат у Державному реєстрі застрахованих осіб, яким опікується Пенсійний фонд України. Це частина реформи, що має на меті автоматизувати та зробити прозорим облік трудового стажу громадян.
Електронна трудова книжка містить дані про всі періоди роботи, включно з інформацією після 2004 року (адже саме з цього часу почав діяти електронний облік стажу) та дані, внесені на підставі паперових книжок для періодів до цього року.
Терміни: коли потрібно завершити
Закон № 1217-IX від 5 лютого 2021 року встановив перехідний період на оцифрування трудових книжок — з 10 червня 2021 до 10 червня 2026 року. Саме до цієї дати всі відомості з паперових книжок мають бути подані до реєстру. Після 10 червня 2026 року електронний формат стає основним джерелом даних про стаж.
Після цього паперова книжка перестане бути основним документом для обліку, хоча її можна все ще використовувати для підтвердження окремих періодів стажу (наприклад, до 2004 року) чи у випадках, коли записи не внесено в електронну систему.
Зверніть увагу: законодавці також зареєстрували проєкт закону про можливе продовження строку оцифрування через складнощі, зокрема у зв’язку з війною, але станом на зараз чинним залишається дедлайн – 10 червня 2026.
Хто має діяти
Оцифрувати трудову книжку можуть:
• роботодавці — через особистий кабінет страхувальника на порталі ПФУ;
• працівники або їх представники — самостійно через особистий кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
• документи також можна подати безпосередньо у відділенні Пенсійного фонду.
Це важливо особливо для тих, хто має записи до 1 січня 2004 року, бо електронна система не має цих даних автоматично без оцифрування паперових записів.
Практичні кроки для громадян
Щоб перевести трудову книжку в цифровий формат, потрібно:
1. Зайти на портал електронних послуг Пенсійного фонду України та авторизуватися (BankID чи електронний підпис).
2. Відсканувати всі сторінки трудової книжки та додаткові документи, що підтверджують стаж (особливо до 2004 року).
3. Завантажити їх у кабінет та перевірити, що всі записи внесено правильно.
4. Відстежувати статус процедури у своєму кабінеті чи через роботодавця.
Наслідки для працівників
Захист даних та доступ
Електронні трудові книжки зменшують ризики втрати даних через пошкодження чи знищення паперового документа.
Дані про страхову діяльність стають доступними онлайн у будь-який момент.
Стаж і пенсія
Якщо дані не оцифрувати до червня 2026 року, це не призведе до автоматичної втрати страхового стажу чи пенсійних прав.
Проте підтвердити стаж (особливо для періодів до 2004 року) може бути складніше і займе більше часу, особливо при оформленні пенсії або соціальних виплат.
Помилки в оцифруванні
Неправильні чи пропущені дані можуть вплинути на розрахунок стажу та виплат, тому важливо перевіряти інформацію після внесення.
Наслідки для роботодавців
Для роботодавців процес оцифрування — це не лише технічне завдання, а й частина дотримання трудового законодавства. Вони повинні:
Забезпечити сканування та передачу даних працівників, які були прийняті до роботи до 10 червня 2021 року.
Після внесення даних видавати паперові книжки працівникам для їх особистого зберігання.
Роз’яснення від фахівців Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області щодо користування електронними сервісами Пенсійного фонду України, зокрема з питань: порядку оцифрування трудових книжок.
